Política de tratamiento de Datos Personales
1. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
La Cámara Colombia-India de Comercio e Industria, entidad privada sin ánimo de lucro, identificada con NIT 900250734-4, con domicilio en la ciudad de Bogotá D.C., Colombia, es responsable del tratamiento de los datos personales que recolecta en desarrollo de su objeto social.
Datos de contacto del Responsable:
- Teléfono: 321 3224545
- Correo electrónico: info@camaracolombiaindia.org
- Página web: http://camaracoin.org
- Dirección: Cll 87 # 10-93. Oficina 301. Bogotá, Colombia
2. MARCO GENERAL Y OBJETO DE LA POLÍTICA
La presente Política tiene por objeto establecer los lineamientos para el tratamiento de los datos personales recolectados por la Cámara Colombia-India de Comercio e Industria, garantizando el ejercicio del derecho fundamental de hábeas data, de conformidad con la Constitución Política de Colombia y la Ley 1581 de 2012 y la normativa que la desarrolle.
Esta Política se aplica a todos los datos personales recolectados, almacenados, usados, circulados o suprimidos por la Cámara, tanto en medios físicos como electrónicos.
3. DEFINICIONES
- Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado otorgado por el Titular para que el Responsable del Tratamiento lleve a cabo el tratamiento de sus datos personales.
- Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable del Tratamiento, mediante la cual se informa al Titular sobre la existencia de las políticas de tratamiento de datos personales, la forma de acceder a ellas y las finalidades del tratamiento.
- Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento, independientemente del medio en que se encuentre almacenado, ya sea físico, electrónico o digital.
- Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
- Dato Público: Dato que no es semiprivado, privado ni sensible. Son datos públicos, entre otros, los relativos al estado civil, profesión u oficio y la calidad de comerciante o servidor público, así como los contenidos en registros públicos.
- Dato Privado: Dato que por su naturaleza íntima o reservada solo es relevante para el Titular y cuyo tratamiento requiere su autorización.
- Dato Semiprivado: Dato que no tiene naturaleza íntima, reservada ni pública, cuyo conocimiento o divulgación puede interesar tanto al Titular como a un sector o grupo determinado de personas.
- Datos Sensibles: Datos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, tales como los que revelan origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas o filosóficas, pertenencia a sindicatos, datos relativos a la salud, a la vida sexual o datos biométricos. El suministro de estos datos es facultativo.
- Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento, conforme a sus instrucciones.
- Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que decide sobre la base de datos y/o sobre el tratamiento de los datos personales.
- Titular: Persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
- Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones realizadas sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación, transmisión, transferencia o supresión.
- Transmisión de Datos Personales: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de estos, dentro o fuera del territorio nacional, para que un Encargado del Tratamiento realice el tratamiento por cuenta del Responsable.
- Transferencia de Datos Personales: Envío de datos personales por parte del Responsable o Encargado del Tratamiento a un tercero que actúa como Responsable del Tratamiento y que puede encontrarse dentro o fuera del territorio nacional.
- Habeas Data: Derecho fundamental que tiene toda persona a conocer, actualizar, rectificar y suprimir la información que se haya recogido sobre ella en bases de datos o archivos, así como a revocar la autorización otorgada para su tratamiento, en los términos de la ley.
4. TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES Y FINALIDADES
La Cámara Colombia-India de Comercio e Industria podrá recolectar, almacenar, usar, circular y suprimir datos personales, previa autorización del Titular, para finalidades legítimas relacionadas con el desarrollo de sus actividades institucionales.
De manera general, los datos personales serán tratados para las siguientes finalidades:
- Gestionar la relación institucional y el desarrollo de las actividades propias de la Cámara, incluyendo la planeación, ejecución, seguimiento y control de eventos, programas, iniciativas y demás acciones relacionadas con su objeto social.
- Facilitar la comunicación institucional, el envío de información, contenidos y materiales relacionados con las actividades, servicios y proyectos desarrollados por la Cámara, antes, durante y después de su ejecución.
- Evaluar, mejorar y fortalecer la calidad de los servicios y actividades, mediante el análisis de información, retroalimentación de los participantes y medición de resultados.
- Promover la participación y el relacionamiento de personas naturales y jurídicas en las actividades, programas y servicios de la Cámara, así como en futuras iniciativas institucionales.
- Documentar y difundir las actividades institucionales, mediante registros fotográficos, audiovisuales y otros contenidos, con fines de archivo, divulgación, comunicación y memoria histórica, respetando los derechos de imagen, autoría y propiedad intelectual, sin que ello genere compensación económica alguna.
- Transmitir datos personales a encargados del tratamiento, nacionales o internacionales, cuando sea necesario para la ejecución de las actividades de la Cámara, el soporte tecnológico, la logística de eventos o la prestación de servicios, siempre bajo contratos o acuerdos que garanticen la confidencialidad, seguridad y uso limitado de la información conforme a la ley.
- Transferir datos personales a terceros responsables, nacionales o internacionales, cuando ello sea necesario para el cumplimiento del objeto social de la Cámara, la ejecución de alianzas, convenios o actividades conjuntas, o el cumplimiento de obligaciones legales, previo cumplimiento de los requisitos legales aplicables y, cuando corresponda, con autorización del Titular.
- Elaborar análisis, informes, estadísticas y reportes internos, necesarios para la toma de decisiones, la gestión institucional y el cumplimiento de obligaciones legales, estatutarias o administrativas.
Además, la Cámara Colombia-India de Comercio e Industria trata los datos personales de los Titulares de conformidad con las finalidades autorizadas, las cuales se definen según el tipo de relación que exista con la entidad, así:
4.1. Afiliados, miembros y participantes institucionales
Los datos personales de afiliados, miembros, aliados estratégicos y personas que participan de manera regular en las actividades de la Cámara son tratados para las siguientes finalidades:
- Gestionar la relación institucional, comercial y de cooperación con la Cámara.
- Mantener registros actualizados de afiliación, membresía y participación.
- Enviar información institucional, comercial, académica y de interés relacionada con las actividades, programas y servicios de la Cámara.
- Organizar, convocar y gestionar la participación en eventos, comités, reuniones, ruedas de negocio, misiones comerciales y demás actividades institucionales.
- Realizar actividades de relacionamiento, networking y fortalecimiento de vínculos empresariales.
- Elaborar informes internos, estadísticas y análisis sobre la gestión institucional y participación de los miembros.
- Cumplir obligaciones legales, estatutarias, contables, administrativas y de reporte ante autoridades competentes.
4.2. Asistentes, inscritos y participantes en eventos y actividades
Los datos personales de personas naturales que se inscriben asisten o participan en eventos, capacitaciones, seminarios, conferencias u otras actividades organizadas o promovidas por la Cámara son tratados para:
- Registrar y gestionar la inscripción, asistencia y participación en los eventos.
- Enviar confirmaciones, recordatorios, información logística, memorias, contenidos y materiales relacionados con el evento.
- Medir la calidad del evento, la experiencia del participante y su nivel de satisfacción.
- Invitar a futuros eventos, actividades o servicios relacionados con el objeto social de la Cámara.
- Realizar registro fotográfico y audiovisual durante los eventos, con fines de archivo, divulgación institucional, publicaciones y memoria histórica.
- Elaborar análisis, reportes y estadísticas sobre la asistencia y participación en las actividades.
4.3. Proveedores, contratistas y aliados operativos
Los datos personales de proveedores, contratistas y aliados que prestan servicios o suministran bienes a la Cámara son tratados para:
- Gestionar procesos de selección, evaluación, contratación y control de proveedores y contratistas.
- Ejecutar la relación contractual, incluyendo gestión administrativa, contable, fiscal y de pagos.
- Verificar el cumplimiento de obligaciones legales, contractuales y de idoneidad.
- Mantener registros históricos de relaciones comerciales y contractuales.
- Compartir información con terceros estrictamente necesarios para la ejecución de los servicios contratados, bajo deberes de confidencialidad.
4.4. Representantes legales, contactos empresariales y partes relacionadas
Los datos personales de representantes legales, apoderados, contactos empresariales y personas de contacto de empresas relacionadas con la Cámara son tratados para:
- Facilitar la comunicación institucional, comercial y operativa.
- Gestionar relaciones comerciales, alianzas, convenios y cooperación empresarial.
- Verificar facultades de representación y cumplimiento de obligaciones legales.
- Enviar información relevante sobre actividades, servicios y eventos de la Cámara.
- Mantener registros de relacionamiento empresarial y cooperación internacional.
4.5. Empleados, colaboradores y candidatos (cuando aplique)
Los datos personales de empleados, colaboradores y candidatos son tratados para:
- Adelantar procesos de selección, vinculación, contratación y desvinculación.
- Gestionar la relación laboral o contractual, incluyendo nómina, seguridad social y obligaciones legales.
- Cumplir obligaciones legales en materia laboral, de seguridad social y administrativa.
- Desarrollar actividades de bienestar, capacitación y gestión interna.
- Mantener archivos históricos y registros exigidos por la normativa vigente.
4.6. Visitantes y asistentes a instalaciones físicas
Los datos personales de visitantes a las instalaciones de la Cámara son tratados para:
- Controlar el ingreso, permanencia y salida de personas.
- Garantizar la seguridad de las instalaciones, bienes y personas.
- Mantener registros de acceso conforme a protocolos internos.
5. AUTORIZACIÓN
La recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de datos personales por parte de la Cámara Colombia-India de Comercio e Industria se realiza previa obtención de la autorización libre, previa, expresa e informada del Titular, salvo en los casos expresamente exceptuados por la ley.
La autorización es solicitada por medios físicos, electrónicos o tecnológicos, incluyendo formularios de inscripción, registros a eventos, plataformas digitales, correos electrónicos, comunicaciones escritas o cualquier otro mecanismo que permita dejar constancia de la voluntad del Titular. En todo caso, al momento de solicitar la autorización se informa de manera clara: (i) el Responsable del tratamiento, (ii) las finalidades del tratamiento, (iii) los derechos que le asisten al Titular y (iv) los canales habilitados para su ejercicio.
El Titular podrá, en cualquier momento, revocar la autorización otorgada o solicitar la supresión de sus datos personales, siempre que no exista un deber legal o contractual que impida su eliminación.
5.1. Prueba de la autorización
La Cámara Colombia-India de Comercio e Industria adopta las medidas necesarias para conservar prueba de la autorización otorgada por los Titulares para el tratamiento de sus datos personales. Dicha prueba podrá constar en documentos físicos, registros electrónicos, bases de datos, formularios digitales, logs de sistemas, grabaciones u otros medios técnicos idóneos que permitan acreditar cuándo y cómo fue obtenida la autorización.
La autorización otorgada podrá ser consultada posteriormente por el Titular, quien podrá solicitar prueba de esta a través de los canales dispuestos por la Cámara, de conformidad con la normativa vigente en materia de protección de datos personales.
5.2. Casos en los que no se requiere autorización
La autorización del titular no será necesaria en los siguientes casos
- Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
- Datos de naturaleza pública.
- Casos de urgencia médica o sanitaria
- Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
- Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas
6. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN
En su calidad de Titular de datos personales, la persona tiene derecho a conocer, actualizar y rectificar sus datos personales, solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos, ser informado sobre el uso que se ha dado a su información personal, revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus datos cuando no exista un deber legal o contractual que impida su eliminación, acceder de manera gratuita a sus datos personales, presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones a la normativa de protección de datos personales, así como abstenerse de responder preguntas sobre datos sensibles o datos de niños, niñas y adolescentes.
7. ÁREA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS
La Cámara Colombia-India de Comercio e Industria ha designado como responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos relacionados con el tratamiento de datos personales al área administrativa de la entidad.
Canal de atención:
- Correo electrónico: info@camaracolombiaindia.org
8. PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS
El Titular podrá ejercer sus derechos mediante solicitud escrita enviada al correo electrónico indicado, en la cual indique: (i) Nombre e identificación del Titular, (ii) Descripción clara de la solicitud, (iii) Datos de contacto para recibir respuesta, (iv) Documentos que soporten la solicitud, cuando aplique.
8.1 Términos de respuesta:
Como responsable del tratamiento, la Cámara Colombia-India de Comercio e Industria dará respuesta en los siguientes términos:
- Consultas: hasta diez (10) días hábiles, prorrogables por cinco (5) días hábiles adicionales.
- Reclamos: hasta quince (15) días hábiles, prorrogables por ocho (8) días hábiles adicionales.
9. DATOS SENSIBLES Y DATOS DE MENORES DE EDAD
El tratamiento de datos sensibles y de datos de niños, niñas y adolescentes se realizará únicamente cuando exista autorización expresa y siempre atendiendo el interés superior del menor. El Titular no está obligado a autorizar el tratamiento de datos sensibles.
10. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN
La Cámara Colombia-India de Comercio e Industria adopta medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger la información personal contra pérdida, uso indebido, acceso no autorizado, alteración o divulgación indebida.
11. VIGENCIA DE LA POLÍTICA Y DE LAS BASES DE DATOS
La presente Política entra en vigor a partir de su publicación y permanecerá vigente mientras sea necesario para el cumplimiento de las finalidades descritas.
Los datos personales serán conservados mientras exista una relación legal, contractual o institucional con el Titular y, posteriormente, por el término que exija la ley o mientras subsistan finalidades legítimas.
Cualquier cambio sustancial en esta Política será comunicado oportunamente a los Titulares antes de su implementación, a través de medios eficientes de comunicación.
